明确检查目的
船舶可能因购买、租赁、维修后返还或原使用者结束使用而交接。每种情况下，需要记录的情况不同。买方关注可发现缺陷及进一步检查的必要性；租赁返还时，则需要能与最初交付状态比较。
确定出发日期前，编制技术问题清单。例如，需查明配置完整性、描述船体损坏、核查具体机构运行，或比较文件。清单有助于确定必要的进入范围，避免检查后期待专业人员回答从未查看的船舶部分。
收集文件及识别信息
需要能够明确识别船舶和主要机组的信息、运行文件、技术系统图、此前检查及维修记录。广告中的设备清单未必与商定的交接清单相同。核查时，必须知道哪份文件规定所需完整配置。
若比较两个状态，请保存原始照片、接收和返还记录及已知损坏标注。相关时期机械装置更换及配置变化数据也很有用。本次检查未发现某件物品，本身尚不能说明其何时、因何原因缺失。
确定进入条件
水上检查只能核查对象的可接近部分。检验水下结构可能需要进坞，或由相应人员开展专门作业。封闭空腔和设备也需要准备、安全进入条件，有时还需要陪同人员。应提前商定这些条件。
不要为了检查准备而自行打开、启动或拆解设备。若运行工况很重要，应与所有者及具备必要权限的人员确定操作方案。试验必要性应来自所提问题，结果应附明确的取得条件。
区分观察与结论
照片、测量和运行记录可固定具体迹象。解释腐蚀、损坏或故障原因，可能需要补充数据。例如，发动机间歇噪声是一项观察，而其发生原因的确定，需要单独论证。最终文件应区分这些层次。
未来维修范围也是如此，取决于查明的缺陷、进入条件及所选技术方案。外观检查有助于确定后续行动，但未必能给出全部内部修复操作清单。应直接指出未核查的问题，避免被整体正面评价掩盖。
选择适合比较的文件
交接时，有用的内容包括已检查元件清单、识别信息、有定位的照片及查明缺陷清单。若工作回答专业技术问题，需要检验部分，解释所用方法及结果与结论的联系。文件组成取决于目的，而不仅取决于名称。
技术检查不等于对船舶进行货币价值评估，也不能替代入级程序。如有相应执行人员，这些任务可另行商定。明确边界有助于按目的使用结果：讨论已发现差异、计划进一步核查，并固定具体交接时点的状态。